Форма акта возврата товара поставщику: образец, 1С 8.3 и возврат с ответственного хранения

Возврат товара поставщику — это не один документ на все случаи, а набор решений в зависимости от причины возврата (качество, количество, ассортимент, комплектность, просрочка), канала поставки (прямая, дроп, ЕДО), движения товара (на складе покупателя, на ответственном хранении, в пути) и учетной системы. Отсюда — разные формы акта, разные печатные формы и даже разная логика НДС. Ошибка в том, какую форму акта возврата товара выбрать, чем обосновать возврат и как зафиксировать его в 1С 8.3, часто заканчивается отказом поставщика принять возврат или спором по деньгам и налогу.

Ниже — практическое руководство: когда нужен акт, какая форма акта возврата товара поставщику обязательна для вашего случая, как выглядит образец, как оформить акт возврата товара поставщику в 1С 8.3, и как делать возврат с ответственного хранения. В конце — список частых ошибок и FAQ.

Не хотите разбираться во всех тонкостях? Наш ИИ-юрист составит обращение за 2 минуты.

Когда нужен акт возврата товара и какие реквизиты обязательны

Акт возврата — это первичный документ, который фиксирует факт отказа от принятых или полученных товаров и служит основанием для корректировки взаиморасчетов. Форма акта возврата товара применяется в случаях поставки ненадлежащего качества (ст. 518 ГК РФ), несоблюдения ассортимента (ст. 468 ГК РФ), нарушения комплектности (ст. 520 ГК РФ), поставки излишков/недостачи (ст. 466–468 ГК РФ), а также при возврате товаров с ответственного хранения или при обнаружении скрытых недостатков в пределах гарантийного срока (ст. 477 ГК РФ). В B2B-сделках действует ГК РФ и условия договора поставки, а не Закон о защите прав потребителей, поэтому форма акта возврата товара поставщику часто закрепляется в договоре, регламенте или в EDI-профиле.

Обязательные реквизиты для любой формы: дата и номер акта; полное наименование сторон (покупатель, поставщик, при необходимости хранитель), их ИНН/КПП, адреса; реквизиты договора, спецификации, накладной/УПД (основание поставки); место составления; состав комиссии (если предусмотрено); детализированная таблица товаров (номенклатура, артикул, единица измерения, количество, цена/сумма, ставка НДС); причины возврата и ссылки на нормы договора/закона; сведения о состоянии упаковки и сохранности; приложенные доказательства (фото, видео, акт брака, экспертиза); подписи уполномоченных лиц и печати (по необходимости), для ЭДО — усиленная квалифицированная подпись. Если возврат связан с перевозкой, добавьте данные о ТТН, транспортной накладной и ответственном за отгрузку.

Правовые основания: ст. 513, 466–468, 518, 520, 523 ГК РФ; п. 2 ст. 9 ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» — первичный документ должен содержать обязательные реквизиты; сроки уведомления и порядок приемки/возврата часто устанавливаются договором поставки.

Не хотите разбираться во всех тонкостях? Наш ИИ-юрист составит обращение за 2 минуты.

Образец: форма акта возврата товара поставщику (как заполнить)

Если в договоре нет утвержденной формы, используйте универсальную форму акта возврата товара поставщику. Такой документ удобно собирать на базе УПД/ТОРГ‑12 с добавлением блока причин и подтверждающих материалов. Ниже — практический образец полей и комментарии. Этот «форма акта возврата товара поставщику образец» адаптируется под конкретный кейс (качество, комплектность, ассортимент, излишки), главное — не забыть обосновать возвращение и привязать его к первичным документам поставщика.

Шапка документа

• Наименование: «Акт возврата товара поставщику № ___ от ___».
• Стороны: Покупатель (ООО «Альфа», ИНН/КПП, адрес), Поставщик (ООО «Бета», ИНН/КПП, адрес).
• Основание: Договор поставки № ___ от ___; Спецификация № ___; Накладная/УПД № ___ от ___.
• Место составления: склад Покупателя (адрес) или склад ответственного хранения.

Табличная часть

• Колонки: №, Наименование/артикул, Ед. изм., Кол-во к возврату, Цена, Сумма, НДС, Сумма с НДС.
• При необходимости отдельная колонка «Причина» для каждой позиции: брак, несоответствие ТУ, просроченный срок годности, неверный ассортимент, излишки.

Основания и доказательства

• Формулировка: «Возврат осуществляется на основании п. __ Договора, ст. 518 ГК РФ (ненадлежащее качество)/ст. 468 ГК РФ (ассортимент)/ст. 520 ГК РФ (комплектность)».
• Ссылки на акт приемки по качеству/количеству, акт брака, фотофиксацию, решение комиссии.

Заключительный блок

• Срок и способ вывоза/забора товара поставщиком; условия ответственности за хранение.
• Подписи представителей сторон, при ЭДО — информация о сертификате ЭП.

Мини-образец (фрагмент формулировок)

«Мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт возврата товара поставщику № 15 от 12.09.2025 в том, что Покупатель возвращает Поставщику товар из поставки по УПД № 514 от 09.09.2025 в связи с выявленным несоответствием по качеству (п. 3.2 Договора, ст. 518 ГК РФ). Товар не использовался, сохранена заводская упаковка. Детализация позиций — в таблице. Поставщик обязуется принять товар в течение 3 рабочих дней. Приложения: акт брака, фото, протокол комиссии». Ваша форма акта возврата товара может быть короче или длиннее — главное, чтобы она позволяла однозначно доказать основания и объем возврата.

Не хотите разбираться во всех тонкостях? Наш ИИ-юрист составит обращение за 2 минуты.

Акт возврата товара поставщику в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Чтобы акт возврата товара поставщику в 1С 8.3 корректно отразил движение запасов и НДС, важно правильно выбрать документ, указать основание (поступление) и напечатать верную форму. Ниже — базовая схема для «1С:Бухгалтерия 8.3» (ред. 3.0) и «1С:Управление торговлей 11».

1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0)

1. Раздел «Покупки» → «Возвраты поставщикам» → «Создать» — документ «Возврат товаров поставщику».
2. Заполните Контрагента, Договор, Склад. В поле «Основание» выберите «Поступление (акты, накладные) № …» — тогда номенклатура и цены подтянутся автоматически.
3. Укажите причину возврата (качество/ассортимент/комплектность/излишки). Проверьте ставки НДС и признак «Товары»/«Материалы»/«ОС».
4. Проведите документ. Для НДС обычно формируется «Счет-фактура выданный» на возврат (восстановление вычета). Если поставщик делает «корректировочный счет‑фактуру», отразите его через «Поступление (КСФ)».
5. Печатные формы: «ТОРГ‑12 (Возврат)» или «УПД (возврат)», а также «Акт возврата» — зависит от настроек конфигурации и договоренностей с контрагентом.

1С:Управление торговлей 11

1. Раздел «Закупки» → «Возвраты поставщикам» → «Создать».
2. Выберите основание — «Поступление товаров и услуг». Проверьте склады, партии (серии), характеристики.
3. При серийном/маркированном товаре заполните серии и коды маркировки (ЧЗ, ЕНС), оформите «Акт расхождений» при несоответствии.
4. Сформируйте печатную форму «Возвратная накладная» и «Акт возврата». Обмен через ЭДО — статус документа «Возврат», тип «УПД» со статусом 2.

Важно: в 1С настройка схемы НДС и печатных форм зависит от учетной политики и версии конфигурации. При сомнениях согласуйте с бухгалтерией — неверная «форма акта возврата товара поставщику» может привести к искажению книги покупок/продаж.

Не хотите разбираться во всех тонкостях? Наш ИИ-юрист составит обращение за 2 минуты.

Возврат с ответственного хранения: акт и образец

Если товар находится на складе 3PL или у хранителя по договору ответственного хранения, используется специальный порядок. Здесь «форма акта возврата товара» дополняется ролями «Хранитель» и «Поклажедатель» (как правило, Покупатель — поклажедатель, а Поставщик — получатель возвращаемого товара). В зависимости от договора уместен двусторонний или трехсторонний акт. Цель — зафиксировать, что товар, ранее принятый на хранение, возвращается Поставщику с указанием основания и состояния.

Акт возврата товара с ответственного хранения — образец структуры

• Стороны: Поклажедатель (Покупатель), Хранитель (3PL), Получатель (Поставщик).
• Основание: Договор ответственного хранения № ___ от ___; Договор поставки № ___; Приходной ордер/акт приема на хранение № ___; УПД/ТОРГ‑12 № ___.
• Предмет: возврат со склада хранения в адрес Поставщика с детальным перечнем товаров (номенклатура, серии, партии, количество, состояние).
• Причины: брак/неверный ассортимент/излишки/истечение срока — со ссылками на нормы договора и ГК РФ.
• Логистика: кто организует вывоз (Поставщик/Хранитель/Покупатель), сроки отгрузки, адрес склада, окна отгрузки, ответственность за хранение до момента передачи.
• Подписи: представители всех сторон, для ЭДО — ЭП трех участников либо последовательная схема документов (распоряжение + акт + накладная).

Для ЕДО удобнее отправлять УПД на возврат (статус 2) между Покупателем и Поставщиком, а с Хранителем оформить «Акт списания/перемещения с хранения» и «Акт возврата со склада». Если в договоре хранения есть своя форма акта возврата товара с ответственного хранения, используйте ее — так вы избежите споров по ответственности и срокам.

Частые ошибки при оформлении акта возврата и как их избежать

• Нет причин и правового обоснования. «Возвращаем, потому что не подошло» — не основание в B2B. Всегда аргументируйте: пункт договора, ТУ/ГОСТ, ст. 468/518/520 ГК РФ.
• Отсутствие связки с первичкой. Форма акта возврата товара должна ссылаться на конкретную УПД/ТОРГ‑12/СПЕЦ. Без этого поставщик легко оспорит объем и цену возврата.
• Неверные сроки уведомления. По ст. 513 ГК РФ проверка и уведомление делаются в срок, установленный договором, либо в разумный срок. Просрочка = риск отказа.
• Не тот документ в 1С. Нельзя заменять «Возврат товаров поставщику» на «Реализацию» или «Перемещение» — исказите НДС и остатки.
• Игнорирование ответственного хранения. При возврате с хранения нужна отдельная «форма акта возврата товара поставщику» или трехсторонний акт, иначе 3PL откажет в отгрузке.
• Нет доказательств. Фото, акт брака, экспертиза, подписи — без этого спор часто проигрывают.

Помните о сроках: претензию по качеству направляйте немедленно после выявления, по скрытым дефектам — в пределах гарантийного срока (ст. 477 ГК РФ), по ассортименту/количеству — сразу по результатам приемки. Пропуск сроков = сильный аргумент поставщика в суде.

Не хотите разбираться во всех тонкостях? Наш ИИ-юрист составит обращение за 2 минуты.

FAQ

Когда применяется форма акта возврата товара?

При возврате любых материальных ценностей поставщику из-за брака, неверного ассортимента, комплектности, излишков/недостачи, истечения срока годности, а также при возврате со склада ответственного хранения. Форма акта возврата товара поставщику часто закрепляется договором или регламентом ЭДО.

Где взять форма акта возврата товара поставщику образец?

Если договор не содержит бланк, используйте универсальный образец из этого материала: шапка (стороны, основания), таблица позиций, причины и приложения, заключительная часть (сроки вывоза, подписи). Такой «форма акта возврата товара поставщику образец» подходит для адаптации под ваш кейс.

Как оформить акт возврата товара поставщику в 1С 8.3?

Создайте документ «Возврат товаров поставщику», выберите основание «Поступление…», заполните номенклатуру, склад, НДС, причину, проведите и распечатайте «Акт возврата» и «ТОРГ‑12/УПД (возврат)». При необходимости сформируйте «Счет‑фактуру выданный» или отразите КСФ от поставщика.

Нужен ли отдельный акт для возврата с ответственного хранения?

Да, лучше использовать отдельный «акт возврата товара с ответственного хранения» или трехсторонний акт с участием Хранителя. Это ускорит отгрузку со склада и исключит споры о рисках и хранении.

Что писать в причинах возврата?

Конкретику: несоответствие ТУ/ГОСТ, визуальные дефекты, поломка, просроченный срок годности, излишки, неверный ассортимент/комплектность. Добавьте ссылки на пункты договора и нормы ГК РФ — так форма акта возврата товара будет юридически устойчивой.